Le tableur n'est pas le problème, il est le symptôme
Un tableur qui grossit indique que votre métier a une logique propre et qu'aucun logiciel du marché ne l'a. Ce n'est pas de l'amateurisme : c'est ce qui reste quand on refuse de plier son organisation à un outil qui ne la comprend pas. Le tableur a fait exactement ce qu'on lui demandait, pendant des années, et souvent très bien.
La bascule arrive toujours au même moment : quand plusieurs personnes en dépendent en même temps.
Les quatre pannes qui reviennent partout
La formule que personne n'ose toucher. Quatorze lignes, deux exceptions écrites en dur pour deux clients, et la personne qui l'a créée a changé de poste. Tout le monde sait qu'il faudrait la reprendre. Personne ne le fera.
Les trois versions du même fichier. « Planning_v3 », « Planning_v3_bis », « Planning_v3_bis_corrigé ». Chacune contient une information juste que les autres n'ont pas.
La règle qui n'existe que dans une tête. Cinq pour cent de remise au-delà de dix palettes, sauf pour les clients du réseau, sauf en fin de mois. Ce n'est écrit nulle part. Le jour où cette personne est absente, la règle disparaît avec elle.
L'erreur découverte sur le terrain. Le stock affiché n'était plus à jour depuis mardi. On l'apprend devant le client, à la livraison.
Aucune ne se répare en ajoutant une colonne, parce qu'elles ont toutes la même cause : un tableur n'a pas de règles, il a des cases. Rien n'y interdit une saisie fausse, rien n'y garde la trace de qui a modifié quoi, rien n'y empêche deux personnes d'écrire la même vérité différemment.
C'est tout le travail d'une application métier : transformer vos règles en contraintes. Non plus « il faut penser à », mais « l'outil ne le permet pas ».
Comment savoir s'il est temps : quatre chiffres à compter
Sur une semaine normale, notez combien de fois quelqu'un recopie une information d'un endroit à un autre. Combien de fois on demande « c'est bien la dernière version ? ». Combien d'erreurs sont découvertes après coup. Et combien de temps est passé, chaque mois, à des tâches que personne ne défendrait comme utiles.
Si le total dépasse une journée par mois, le calcul est déjà fait : douze jours par an, au tarif d'un chef d'atelier, financent largement un premier module.
Ce qui ne veut pas dire tout remplacer
La mauvaise réponse consiste à vouloir un outil qui fait tout, tout de suite. C'est ce projet-là qui échoue : des mois de spécifications, un budget qui gonfle, et une livraison unique que personne n'a jamais essayée en conditions réelles.
La bonne réponse : sortir un seul processus du tableur, celui qui vous coûte le plus cher, et laisser le reste où il est. Le tableur continue à vivre à côté, il rétrécit tout seul, et vous décidez de la suite après avoir mesuré le gain sur le premier.
Vous reconnaissez votre situation ? Décrivez-la moi en deux minutes, je vous dis franchement s'il y a quelque chose à automatiser. Voir aussi Applications métier & automatisations.